Dicas Úteis

Como realizar uma assembleia geral de proprietários

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Por ocupação, tive que lidar com dezenas de empresas diferentes. E a maioria deles está unida por um problema de gestão - a incapacidade de conduzir efetivamente reuniões de equipe. A importância dos comícios em uma empresa moderna é difícil de superestimar. Se um empregado comum geralmente participa apenas de uma reunião semanal, que leva no máximo de 3% a 5% de seu tempo de trabalho, o trabalho de um gerente sênior é composto por cinquenta por cento do total de reuniões. Portanto, a qualidade desses eventos não é, de modo algum, uma questão ociosa. O que precisa ser feito para tornar as reuniões tão eficazes quanto possível? Eu ofereço 12 etapas práticas comprovadas:

  1. Organize reuniões em sua organização. Determine quais reuniões serão realizadas regularmente e prepare-se para cada uma de suas próprias regras. Nos regulamentos, descreva a frequência (dia da semana, horário) e local, a gama de questões a serem resolvidas, a lista de participantes da reunião, o processo de preparação e o formato do documento final. Coordenar os regulamentos com os líderes. Familiarize os participantes com os regulamentos relevantes. Minimize o número de reuniões repentinas. Reuniões freqüentes de emergência interferem seriamente no trabalho atual, criam nervosismo e obscurecem a importância de eventos comuns.
  2. Desenvolva um formulário de relatório pelo qual os participantes irão preparar e relatar. Faça tudo para que o relatório impresso caiba em uma folha A4. Não é necessário incluir todos os dados disponíveis no relatório. Seja breve. Designe apenas tipos de dados realmente úteis.
  3. A reunião deve ter um propósito. E é melhor que esse objetivo tenha sido uma decisão. A comunicação simples é mais fácil e mais inteligente do que o envio por e-mail.
  4. Prepare os participantes para a reunião. Você não deve convidar gerentes que não tenham as informações necessárias para tomar uma decisão. Envie os materiais necessários para os participantes da reunião com uma avaliação da situação, conclusões preliminares e soluções propostas com antecedência. Então, em uma reunião geral, você irá muito mais rápido para tomar decisões (que é o objetivo de qualquer reunião de alta qualidade).
  5. Desde que o objetivo da reunião seja desenvolver decisões (e isso deve acontecer em 95% dos casos), não convide mais de 10 participantes (máximo 15). O fato é que qualquer grupo só pode tomar decisões efetivas se os membros desse grupo estiverem envolvidos no processo e sentirem certo envolvimento. Se um participante da reunião não vê uma oportunidade de influenciar a tomada de decisões, participar de discussões, expressar sua posição, então ele se comportará indiferentemente, com toda a sua aparência, desmembrando o tom construtivo da assembléia geral. Portanto, o desejo dos gerentes de convidar tantas pessoas quanto possível para uma reunião em vez de benefício será prejudicial. A tarefa é tomar uma decisão correta e rapidamente e, em seguida, reduzir essa decisão (possivelmente com uma reunião separada de gerentes e gerentes no nível menos 1). Convide apenas aqueles que podem influenciar a melhoria da qualidade das decisões.
  6. A reunião deve ser liderada por um moderador. Eles podem ser um líder ou um facilitador experiente. A tarefa principal do moderador é monitorar a conformidade com os regulamentos, a qualidade da discussão e a conformidade com a construtividade do diálogo. Se a reunião for da natureza de uma sessão de brainstorming, é melhor que o moderador não seja o chefe, já que na sua presença as pessoas terão medo de se mostrar.
  7. Reduza a duração da reunião o máximo possível. Conformidade com os regulamentos (moderador!) Irá ajudá-lo nesta matéria. Sou a favor de manter a reunião semanal às 01:00. Ao mesmo tempo, eu em todos os lugares observo como, em vez de 1 hora, 3-4 ou mais horas são gastas toda semana nele! Um desperdício injustificado de tempo para os funcionários mais valiosos! A reunião deve começar e terminar no horário.
  8. Compartilhar responsabilidade. É impossível para o líder (líder) fazer um discurso introdutório, falar sobre os resultados do trabalho, aprovar decisões e gerenciar a discussão. Qual é então o ponto em outras pessoas na reunião? Designe um moderador responsável que esteja familiarizado com os participantes da reunião e seja bem versado nos negócios da empresa. Este pode ser o chefe do departamento de RH (é melhor evitar moderadores de marketing ou vendas). Deixe o líder fazer um discurso introdutório, delinear os regulamentos, as principais questões para esta reunião e dar aos participantes uma oportunidade de se revezar para falar sobre a reunião. Não é aconselhável que o líder expresse sua opinião primeiro. Isso desmotiva os outros participantes. Mas, ao mesmo tempo, ele deve necessariamente indicar sua posição sobre a questão em discussão.
  9. Evite condenação pública ou punição dos funcionários nas assembleias gerais. Dê tempo para essas tarefas para uma reunião pessoal.
  10. Corrigir o acordo de princípio. Comece a próxima reunião para verificar se as providências da reunião anterior foram cumpridas. E somente depois disso proceder ao trabalho atual no formato.
  11. Atribuir o moderador para preparar um relatório sobre a reunião e enviá-lo a todos os participantes na manhã seguinte (como o último prazo).
  12. Seja persistente! Configurar qualquer processo leva tempo. Pela experiência, posso dizer que o desenvolvimento e a implementação de um sistema de processos de grupo eficazes é muito difícil. Pode levar seis meses ou até um ano. Os gerentes vão sabotar o processo. Muitas vezes, haverá um desejo de desistir, mas não desista! O caminho para um excelente resultado passa apenas por um processo eficaz!

1. Quem e quando pode convocar uma assembleia geral de proprietários?

A assembleia geral anual de proprietários de instalações em um prédio de apartamentos é realizada no segundo trimestre, a menos que a reunião de proprietários tenha previamente estabelecido um procedimento diferente. Uma reunião geral extraordinária de proprietários pode ser realizada a qualquer momento. O iniciador pode ser:

  • qualquer dono das instalações da casa,
  • GKU "Serviços de engenharia de distritos" (se houver propriedade urbana na casa),
  • órgão do governo local
  • organização de gestão (ou HOA, LCD, ZhSK).

2. Que perguntas podem ser colocadas em votação dos proprietários de um prédio de apartamentos?

A assembleia geral de proprietários pode decidir sobre:

  • reconstrução da casa, reforma da propriedade comum em um prédio de apartamentos, sobre o uso de fundos do fundo de reforma, a reconstrução e (ou) a revitalização das instalações que compõem a propriedade comum no prédio de apartamentos,
  • Escolhendo um método de formar um fundo de reparação de capital, aumentando o tamanho das contribuições para grandes reparações, escolhendo uma pessoa autorizada a abrir uma conta especial em casa e realizar operações com fundos na conta especial,
  • obter por uma parceria de proprietário (cooperativa de habitação, complexo residencial, organização gestora) um empréstimo ou empréstimo para revisão,
  • os limites de uso da terra em que o edifício de apartamentos está localizado, a melhoria desta terra, a instalação de uma barreira no pátio,
  • celebração de contratos para a instalação e operação de estruturas de publicidade, se se destina a utilizar a propriedade comum de proprietários em um prédio de apartamentos,
  • escolhendo uma maneira de gerenciar sua casa,
  • sair do programa de renovação,
  • reparo contínuo de propriedade comum em um prédio de apartamentos,
  • conclusão pelos proprietários que agem em seu nome de acordos com organizações fornecedoras de recursos e um operador regional para o tratamento de resíduos sólidos urbanos,
  • consentimento para a transferência de instalações residenciais para não residenciais,
  • outras questões.

3. Em que formas uma reunião pode ser realizada?

A assembleia geral de proprietários pode ser realizada:

Dependendo da forma da reunião, o conteúdo do aviso da reunião a ser enviado aos proprietários e o procedimento de votação variará.

No voto face a face, os proprietários estão pessoalmente presentes na reunião. Ao conduzir in absentia, os proprietários têm o direito de comparecer à reunião pessoalmente e de votar, tendo lido a agenda da reunião à revelia. Na votação ausente, os proprietários transmitem suas decisões para o endereço indicado no aviso da reunião.

Uma reunião de ausente é realizada se a reunião presencial não tiver quorum.

4. Que documentos devem ser preparados antes da assembleia geral de proprietários?

Em preparação para a reunião geral dos proprietários, você precisa:

  1. Definir a agenda da assembleia geral.
  2. Compor uma mensagem para notificar os proprietários.
  3. Preparar um registro de proprietários de instalações em um prédio de apartamentos, bem como formulários de formulários e materiais de informação (um formulário de mensagem sobre a reunião, um formulário de decisão para o proprietário das instalações, um formulário de protocolo e assim por diante).
  4. Determine como você notificará os proprietários da reunião.

5. Como notificar os proprietários da reunião?

Se anteriormente na assembleia geral, os proprietários já determinaram que os anúncios de novas reuniões podem ser colocados na escada, você pode fazê-lo. Mas se tal decisão não foi tomada, as notificações terão de ser enviadas por correio registado ou entregues pessoalmente para assinatura.

Os proprietários devem ser notificados até 10 dias antes da data da reunião. Por favor, note: será necessário notificar os proprietários da reunião, tanto a organização gestora (HOA, LCD, cooperativa de habitação), e seu comitê de registro civil, se houver propriedade do Estado na casa.

Também será necessário manter um registro de notificações, indicando nele os dados dos proprietários e as datas de sua notificação. Se você enviar uma notificação por correio registrado, a data da notificação será a data em que a carta foi enviada. No futuro, os recibos postais deverão ser anexados à ata da reunião de proprietários.

Se você estiver realizando uma reunião à revelia ou in absentia, você precisará anexar os formulários de votação para cada uma das questões à notificação e indicar a data final para a adoção das decisões, bem como o local ou endereço onde você precisa transferi-las.

6. Como votar?

On reunião em tempo integral os proprietários se familiarizar com os materiais sobre as questões submetidas à agenda, discutir essas questões e votar em cada um deles. Votar em questões não incluídas anteriormente na agenda não será efetivo.

Para participar na discussão pessoalmente e votar, os proprietários das instalações devem ter um passaporte e uma cópia de um documento confirmando a propriedade das instalações, e os representantes dos proprietários das instalações também devem ter documentos confirmando a autoridade para representar os interesses do proprietário na assembleia geral. Se o representante do proprietário votar, uma procuração com firma reconhecida é posteriormente anexada à ata da reunião.

A votação pode ser feita tanto por escrito como preenchendo os formulários e, por exemplo, levantando as mãos com provas documentais das decisões dos proprietários. As regras e métodos pelos quais a votação é realizada podem ser aprovadas pela assembleia geral.

Votar em forma de correspondência realizada no momento em que você definir apenas com a ajuda de formulários enviados para os proprietários, juntamente com mensagens sobre a reunião.

Tempo parcial a forma implica a oportunidade de votar tanto à revelia quanto pessoalmente na reunião.

Nas formas de votação opostas a cada edição, uma decisão sobre a qual é exigida dos proprietários, deve haver colunas “para”, “contra” e “abstenções”. O proprietário deve colocar uma marca na frente de uma das opções de resposta. O formulário e, consequentemente, o voto do proprietário será considerado inválido se várias respostas à mesma pergunta forem anotadas imediatamente, se as respostas às perguntas não forem colocadas, se as informações sobre o proprietário (representante do proprietário) não forem indicadas, se o formulário não contiver a assinatura do proprietário (representante) .

7. Como contar os votos dos donos?

As decisões sobre questões submetidas a votação são tomadas pela maioria dos votos totais dos proprietários que participam da reunião. A exceção é quando, por exemplo, a assembléia decide sobre a escolha do método de formar um fundo de conserto de capital, criar um HOA e aprovar seu estatuto (uma decisão é tomada por mais de 50% do total de votos dos proprietários de instalações em um prédio de apartamentos). Em vários outros casos, uma decisão exigirá pelo menos dois terços dos votos totais dos proprietários de instalações em um prédio de apartamentos.

A contagem dos votos é realizada pela comissão de contagem, o protocolo é elaborado pelo secretário da assembleia geral de proprietários. A acta deve ser elaborada o mais tardar 10 dias após a assembleia geral. A ata da reunião deve conter:

  • data e número de registo do protocolo,
  • data, local e forma da assembleia geral,
  • informações sobre os iniciadores da reunião,
  • questões na agenda da reunião,
  • informações sobre pessoas convidadas e participantes da reunião,
  • local (endereço) de armazenamento das actas das assembleias gerais e decisões dos proprietários das instalações de um edifício de apartamentos sobre questões submetidas a votação,
  • anexos à acta da assembleia geral.

Mais detalhes sobre os requisitos para a elaboração da ata da assembleia geral de proprietários podem ser encontrados na ordem do Ministério da Construção da Rússia.

8. O que fazer depois da reunião?

O mais tardar 10 dias após a assembleia geral de proprietários, os originais das decisões e atas da assembleia geral dos proprietários devem ser apresentados à organização gestora, o conselho da parceria de proprietários, moradia ou cooperativa de habitação, outra cooperativa de consumidores especializada, que então enviar esses documentos para a Inspetoria de Habitação de Moscou. Além disso, no prazo de 10 dias, devem ser colocados para familiarização dos proprietários em um quarto acessível a todos os proprietários e determinado pela assembleia geral. Os documentos originais são mantidos no endereço que também define a reunião geral dos proprietários.

A decisão da assembleia geral de proprietários é obrigatória para todos os proprietários das instalações da casa, independentemente de terem participado na reunião ou não.

Se você não concordar com a decisão tomada pela assembléia geral de proprietários em violação do procedimento estabelecido pelo Código de Habitação da Federação Russa (se você não participou de tal reunião ou votou contra esta decisão), e se esta decisão viola seus direitos e interesses legítimos, Você pode apelar.

Um recurso pode ser apresentado ao tribunal dentro de seis meses a partir do dia em que você descobriu ou deveria saber sobre a decisão. O tribunal, levando em conta todas as circunstâncias do caso, tem o direito de confirmar a decisão apelada se o seu voto não puder afetar os resultados da votação, as violações cometidas não são significativas e a decisão não acarretou nenhuma perda.

Você também pode contatar a Inspetoria de Habitação do Estado de Moscou, que por sua vez tem o direito de aplicar ao tribunal com uma declaração declarando a decisão adotada pela assembleia geral de proprietários inválido.

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